Kluczowe pojęcia z zakresu pisemnej komunikacji w miejscu pracy. Nie encyklopedia, lecz praktyczny przewodnik po terminach, które warto rozumieć.
Poniżej znajdziesz wybór pojęć używanych w pisemnej komunikacji zawodowej. Każde z nich ma krótką definicję i praktyczny komentarz. Słownik jest uzupełnieniem kursów, nie ich zastępnikiem.
Akapit zbudowany wokół jednej myśli. Pierwsze zdanie formułuje tę myśl, kolejne ją rozwijają lub uzasadniają. Ostatnie zdanie może podsumowywać lub prowadzić do następnego akapitu.
W praktyce: Jeśli akapit omawia dwie różne rzeczy, prawdopodobnie należy go podzielić na dwa.
Streszczenie raportu lub dokumentu przeznaczone dla osób decyzyjnych, które nie mają czasu czytać całości. Zawiera najważniejsze wnioski, rekomendacje i kluczowe dane. Zazwyczaj od jednej do trzech stron, niezależnie od długości pełnego dokumentu.
W praktyce: Executive summary pisze się po napisaniu całego raportu, ale umieszcza na początku.
Zbiór wyrażeń powszechnych w środowiskach biznesowych, które często zastępują precyzyjne sformułowania. Przykłady: "zaadresować", "kaskadować", "synergizować", "deep dive", "na koniec dnia". Używane nadmiernie, utrudniają komunikację zamiast ją ułatwiać.
W praktyce: Zapytaj siebie: czy mógłbym to samo powiedzieć prostszymi słowami? Jeśli tak, zrób to.
Korekta to sprawdzanie błędów językowych i ortograficznych. Redakcja to praca nad strukturą, jasnością i spójnością tekstu. Obie są potrzebne, ale redakcja jest ważniejsza i powinna odbywać się przed korektą.
W praktyce: Nie poprawiaj błędów ortograficznych w tekście, który zaraz skrócisz o połowę.
Nagłówek, który informuje o treści sekcji, a nie tylko ją nazywa. "Wyniki sprzedaży za Q3" to nagłówek opisowy. "Sprzedaż w Q3 wzrosła o margines zgodny z prognozą" to nagłówek funkcjonalny, który przekazuje informację nawet bez czytania sekcji.
W praktyce: Nagłówki funkcjonalne szczególnie przydają się w raportach dla kadry zarządzającej.
Technika pisania, w której najważniejsza informacja pojawia się na początku tekstu, a szczegóły i kontekst dopiero po niej. Wywodzi się z dziennikarstwa, ale sprawdza się doskonale w mailach i raportach zawodowych.
W praktyce: Zacznij od odpowiedzi, nie od pytania. Zacznij od wniosku, nie od procesu, który do niego doprowadził.
Miara tego, jak łatwo tekst daje się czytać i rozumieć. Zależy od długości zdań, złożoności słownictwa, struktury akapitów i spójności logicznej. Wysoka czytelność nie oznacza tekstu uproszczonego, lecz tekstu dobrze zorganizowanego.
W praktyce: Tekst jest czytelny, kiedy czytelnik rozumie go przy pierwszym przejściu, bez cofania się.
Pierwsza i często jedyna rzecz, którą widzi odbiorca przed decyzją, czy otworzyć wiadomość. Dobry temat informuje o treści i ewentualnym oczekiwanym działaniu. "W sprawie projektu" to zły temat. "Prośba o zatwierdzenie budżetu do piątku" to dobry temat.
W praktyce: Temat maila to miniaturowy nagłówek. Pisz go po napisaniu treści, kiedy wiesz, o czym naprawdę jest wiadomość.
Zdanie aktywne: podmiot wykonuje czynność ("Zespół przygotował raport"). Zdanie bierne: podmiot jest odbiorcą czynności ("Raport został przygotowany przez zespół"). Strona bierna jest często używana, żeby uniknąć wskazywania odpowiedzialności. W większości przypadków strona czynna jest jaśniejsza i bardziej bezpośrednia.
W praktyce: Zdania bierne nie są złe, ale ich nadużycie sprawia, że tekst wydaje się unikać odpowiedzialności.
Regularnie dodajemy nowe pojęcia. Jeśli szukasz wyjaśnienia terminu, którego tu nie ma, napisz do nas. Chętnie uzupełnimy słownik lub odpowiemy bezpośrednio.
Napisz do nas